社員の家族が出産した場合

会社における労務手続きのなかで、必ず発生する出産に伴う手続き。

会社とか関係なく、法律上で決まっている手続きもあれば、企業ごとに加入している福利厚生の一環で発生する手続きもあります。

また労務関係を社会保険労務士に委託している場合などは、社労士とのやりとりが発生したりと、めでたいことなのに労務関係を扱う部署はそれなりに手間をとられます。

今日は、そんな社員の家族が出産した場合を想定した手続きについて紹介していきます。

まずは出産日を確認

正社員（男性）の妻が出産をした場合、出産日を確認します。

あとで必要になるので、この時点で母子手帳の出征証明欄をコピーしたものを用意するように伝えましょう。

市町村によって形式やもちろん証明者は違いますが、母子手帳には必ず存在する欄ですので、できる限り早くもらっておきましょう。

生まれた子供を健康保険の扶養に入れる手続き

子供が健康保険を受けれるように手続きを行う必要があります。

健康保険扶養（異動）届に生まれてきた子供の情報を記入させます。

これが記入例です。

社労士に手続きを依頼している場合

申請自体を社労士が変わりに行ってくれます。

どちらにしても、先ほど紹介した母子手帳の出生済証明欄（コピー）が必要なので、社労士にFAXもしくはデータでメールをします。

すると、社労士から委任状が届きます。

この委任状があれば、社労士が変わりに出生した子供の健康保険扶養の申請が行えます。ただし、委任状は原本が必要なので、すぐに社労士に返送しなければいけません。

ちなみに今は電子申請が一般的だそうですが、後日健康保険証が会社に届きます。

福利厚生への申請手続き

企業によって福利厚生が異なります。

当社の場合は、月額800円を支払って（公財）京都中小企業振興センターから社員の福利厚生制度を導入しています。

その中で、

 上のようなKPC専用の請求書がホームページからダウンロードできます。

http://www.kpc.or.jp/download_kpc/kyufuseikyu.pdf

その請求書に今回であれば出産に関する情報を対象者に記入させ、会社として認めれば下記の内容で祝い金が支払われます。

表にもあるように、証明書類が必要になるので、ここでも母子手帳の出生済証明欄を使います。

一応、給付すべき事実から6ヶ月以内が期限となっていますが、制度がいつ変更もしくは廃止になるかわからないので、できる限り早めに提出したいところです。

一言メモ

こういう月額を支払っての福利厚生制度は、会社側と社員側で感覚のズレが起こることがあります。

それは月額費用の全額を会社負担にしている企業もあれば、社員に半額負担させる企業もあります。

例えば前者だった場合、会社が全額負担している＝給付金は本来会社の権利なはずです。経営者からすれば、社員のために良かれと思い全額負担をしているのに、社員側の意識の中には「KPCからの助成」という感覚に陥りやすいはずです。その双方の感覚のズレは、労務を扱う部署としてはできる限り修正をしておくべきことで、より経営側の意向を曲げずに伝えられるかが悩みの種かもしれません。

会社内の慶弔規程を確認する

最後にこれは企業ごとの社風によるものです。

就業規則に盛り込まれているものなのか、代表自らが社員に手渡しするものなのか、いろいろなケースがあると思います。

当然、該当する社員は代表に対して出産を報告すると思いますが、労務を扱う部署は念のため「社員の〇〇に子供が生まれましたが、お祝いの準備はどうされますか？」と確認をしておきましょう。

まとめ 

慶弔関係は突然でてくるものや、事前にわかることでもデリケートな部分ですので中々把握は難しいものですよね。

おめでたいことも、そうでないことでも労務を扱う部署はいつも緊張感がつきまといます。

できるだけ部署内で情報を共有し、安定した対応を行っていきましょう。